Pet savjeta za bolju organizaciju i produktivnost

ljiljana-sipragic

Ko me barem malo poznaje, sigurno da je kao jednu od mojih najupečatljivijih osobina primijetio pedantnost i organizovanost. Zbir odgoja, dosadašnjeg životnog iskustva i okruženja učinio je da prezirem nered oko sebe. (Mada, moram priznati, u glavi je često baš takvo stanje.) Taj pojam kreativnog nereda, kašnjenja, stihijskog rada i neplanskog funkcionisanja za mene je potpuno stran.

Ok, da me ne shvatite pogrešno, nisam ja ona osoba koja ima isprogramiran svaki minut života i koja zna tačno kad, šta, gdje i kako, ali određen red i sistem postoji. I mora postojati. Inače sam ja neproduktivna.

Zato danas želim da pišem upravo o tome, jer znam da mnoge osobe vode borbu upravo sa haotičnošću, koja često dovodi do frustracija, nezadovoljstva, nagomilanih obaveza i manjka vremena za ono najbitnije – uživanje u životu.

Počnite od svog okruženja.

produktivnost-i-organizovanost-lovily-savjeti

Prva stavka na koju želim da skrenem pažnju jeste okruženje u kom se nalazite. Pod tim, naravno, podrazumijevam njegovu urednost i čistoću. Ne dopustite da nered vlada oko vas, jer on automatski znači i nered u vama.

Kada stvari oko vas budu čiste, minimalne i svedene, uvidjećete da je fokusiranost na zadatak mnogo bolja. Ja zaista ne vjerujem u kreativne nerede i znam mnoge velike kreativce kod kojih vlada potpuni red u prostoru. Sve je stvar toga kako ste naučeni tokom godina. A sve se to vremenom može iskorijeniti i izmijeniti, ako zaista želite.

Najbolji način da vidite da li je to istina, jeste da probate. Odvojite jedan vikend za čišćenje. Pobacajte sve šta vam ne treba, šta je višak. Posložite stvari i svakoj nađite odgovarajuće mjesto. I svaki, ali svaki put kad tu stvar koristite, vratite je tamo gdje joj je mjesto, a ne na najbliži sto.


Savjet za pospremanje

Uvijek izvadite sve sa police, iz ladice ili iz ormara, pa onda slažite i unosite samo ono šta je potrebno. Ostalo donirajte, poklonite, bacite ili nađite novu namjenu (stara pamučna majica – krpa za brisanje prašine/stakla).


Napravite svoj radni kutak.

Veoma je bitno da imate kutak koji je namijenjen za rad/učenje. Ukoliko je to bilo koje mjesto u stanu/kući/prostoriji, umanjiće kvalitet rada i produktivnost, a otežati trenutke odmora. Taj kutak neka bude potpuno poslovan i veoma sveden kako ništa na njemu ne bi odvlačilo pažnju. Naravno, isto važi i za kancelarijski sto.

Recimo, na mom radnom stolu u sobi uvijek stoji samo laptop i lampa. Ništa više. Eventualno rokovnik koji je pokretan, odnosno tu je po potrebi. Tako, kada sjednem da radim, moja fokusiranost je usmjerena samo na zadatak. Oko sebe imam dovoljno prostora da se ne osjećam zatrpano – ma koliko posla imala, a i atmosfera će biti ljepša jer je pritisak manji. Ako radite deset zadataka taj dan, neka se pored vas na stolu nalazi samo jedan na kojem radite u tom trenutku, koji je prioritetan, a ostalih devet neka bude na polici gdje im je mjesto.

Koristite Google Keep.

Rekao bi čovjek da me ovaj Google plaća koliko ga spominjem.

Da bar.

Zamislite te veličine da vas Google plaća!

Šalu na stranu, Google Keep mi je mnogo olakšao slaganje i popisivanje zadataka. U njemu kreirate personalizovanu tablu sa zadacima kojima dodjeljujete željenu boju (izgledaju kao sticky notes), a tako ih istovremeno razdvajate na određene kategorije (npr. posao, fakultet, blog…). Veoma je jednostavan za rad, što je meni bilo odlučujuće za početak, i savršena je alatka za ljude koji su vizuelni tip.

Mene uvijek tjera da radim više i da što brže pređem na novi zadatak, jer postoji ta satisfakcija čišćenja table ispunjene stikerima, pa se takmičim iz dana u dan sa sobom ne bih li postigla rekord, odnosno došla do potpuno čiste table. Što je skoro nemoguće u mom slučaju. Nažalost.

Google Keep je povezan sa vašim Google nalogom, očigledno, pa svojoj to-do ili nekoj drugoj listi možete pristupiti sa bilo kog uređaja u bilo kom trenutku.

Zapisujte, ali u Productivity Planner.

planer-za-bolju-produktivnost-lovily-blog

Dobro, pretjerujem ne mora to biti baš taj Productivity Planner, može i obični rokovnik. Ali poenta je da se pridržavate principa na kojem je zasnovan navedeni.

Zašto?

Jer je veeeoma efikasan!

Učiniće da najprije izvršavate svoje prioritetne zadatke, a da, ukoliko vrijeme ne dozvoli njihovo završavanje, po strani ostanu samo najmanje bitni poslovi. Učiniće da vaši dani odjednom postanu potpuno opipljivi i mjerodavni. Znaćete šta ste uradili, koliko vam je vremena trebalo za šta i zašto baš toliko. I naučiće vas kvalitetnom radu koji je zasnovan na 25 minuta rada i 5 minuta pauze. 

Ukoliko vas zanima više, i želite da napišem tekst samo o njemu i rezultatima koje sam postigla koristeći ga, pišite mi na mojoj Facebook stranici.


Još o Productivity Planner-u

Ovaj koncept zasnovan je na na savjetu koji je Ivy Lee dao čuvenom biznismenu Charlesu M. Schwab, a koji se svodi na to da svako veče prije završavanja sa svim poslovima uradite sljedeće:

  • Zapišite 3-5 stavki koje planirate uraditi naredni dan.

  • Rangirajte ih prema prioritetima.

  • Ujutru počnite sa zadatkom koji je na vrhu liste prioriteta.

  • Na sljedeći zadatak pređite samo i isključivo kada završite sa prvim.

  • Ponovite navedeno.


Naučite da iskoristite svaki minut. Nije nemoguće.

Ja sam muku mučila sa tim što, recimo, kada čitam knjige, to mora biti u trenutku kada imam ispred sebe sat-dva-tri slobodnog vremena. Ako nemam, nema smisla ni da čitam. I onda sam se dovela u situaciju da nemam slobodnog vremena, što znači ni vremena za čitanje. A to je nedopustivo.

Tako sam morala učiti samu sebe da svaki minut iskoristim, da se istreniram da mozak bude fokusiran na posao čak i 10 minuta, bez razmišljanja da će tih 10 minuta isteći u roku od odmah (uglavnom). Zato sada knjigu koju čitam uvijek nosim sa sobom, pa dok čekam u redu u banci ili prijateljicu koja će kasniti 5 minuta, pročitam jednu, dvije ili pet stranica. Dan po dan, i za deset ćete pročitati cijelu knjigu, a da niste ni osjetili.

Ovo je, naravno, primjenjivo i na sve ostale stvari. Ako treba da izađete iz kuće za pola sata, a veče vam je haotično jer morate i tekst da završite (koji nema smisla ni započinjati za tih mizernih pola sata), sjedite i napravite pripremu, napišite koncept, uradite postavku. 

Tu se krije i dodatni savjet koji glasi: radite pripremu za sve. Ti sitni zadaci mnogo olakšavaju svaki posao, bilo da se on sastoji iz smišljanja sadržaja teksta, odvajanja potrebnih namirnica za ručak ili nečega potpuno trećeg. Na taj način ćete, kada bude vrijeme, odmah uroniti u zadatak koji je pred vama, bez gubljenja vremena i fokusa.

 

Ljiljanin blog pratite na adresi Lovily.net.

 
Prijavite se za m:tel newsletter. Prijavi se